Datenschutzerklärung

Informationen für Bewerber gem. Art. 13, 14 und 21 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zum Umgang mit personenbezogenen Daten

1.   Einleitung

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

hiermit informieren wir Sie, welche personenbezogenen Daten wir über Sie erheben, wie und weshalb wir diese verarbeiten und welche Rechte Ihnen nach der DSGVO zustehen.

1.1 Verantwortliche Stelle

CID GmbH

vertreten durch die Geschäftsführer Alexander Lörch und Rouven Lörch
Gewerbepark Birkenhain 1
63579 Freigericht
Telefon: +49 6051 8846-0
Fax: +49 6051 8846-480
E-Mail: info@cid.com

(im Folgenden: „Wir“, „Uns“, „Unser“)

1.2 Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Thomas Kolb LL.M., externer Datenschutzbeauftragter
kolbcom GmbH

P 7, 22
68161 Mannheim
E-Mail: info@kolbcom.de

2. Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten

2.1 Kategorien betroffener Personen

Diese Erklärung bezieht sich auf Daten, die wir von Bewerberinnen und Bewerbern, die sich für ein Arbeitsverhältnis bei uns oder einem Unternehmen innerhalb der CID-Unternehmensgruppe bewerben, erheben und verarbeiten.

2.2 Kategorien personenbezogener Daten

Wir verarbeiten im Zusammenhang mit unserem Bewerbungsverfahren folgende personenbezogene Daten:

  • Daten zur Identifikation, zum Beispiel Ihr Name, Lichtbild, Geschlecht, Geburtsdatum;
  • Kontaktdaten, zum Beispiel: Ihre Privatadresse, private Telefonnummern und E-Mail-Adressen;
  • Ihr Bewerbungsanschreiben und Lebenslauf;
  • Informationen zur Ausbildung und Qualifikation inklusive Zeugnisse und Leistungsnachweise;
  • Informationen zu beruflicher Qualifikation, Erfolgen, Fähigkeiten, im Zusammenhang mit Ihrer Arbeit nötigen Berechtigungen, Anfragen und Unterlagen zu polizeilichen Führungszeugnissen und / oder Mitgliedschaft in einem Berufsverband;
  • Informationen über frühere Arbeitsleistungen und beruflichen Werdegang;
  • Informationen, die Ihre Gesundheit betreffen, zum Beispiel: medizinische Zeugnisse, Ergebnisse von arbeitsbezogenen Fitnesstests oder andere berufsbezogene medizinische Untersuchungsberichte und Drogen- und Alkoholtestergebnisse;
  • Informationen über Ihre rassische oder ethnische Abstammung, Geschlecht, Gesundheitszustand, die möglicherweise zur Einhaltung von Anti-Diskriminierungsgesetzen und Meldepflichten gegenüber Behörden erforderlich sind, und die wir benötigen, um den gesetzlichen Anforderungen bei der Gleichstellung nachzukommen;
  • Die sich im Rahmen einer Prüfung Ihres Vorstrafenregisters oder durch Ihre verpflichtende Mitteilung ergebenden Informationen über ein Sie betreffendes Strafverfahren;
  • Weitere sensible personenbezogene Daten, die Sie freiwillig im Rahmen Ihrer Bewerbung preisgeben.

 

2.3 Herkunft der personenbezogenen Daten

Wir erheben diese Daten für gewöhnlich unmittelbar bei Ihnen selbst. In einigen Fällen erheben wir Daten über Dritte:

  • Soweit diese im Zusammenhang mit der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses stehen, Informationen über vergangene Strafverfahren und Verurteilungen, die sich durch eine Überprüfung der Vorstrafenregister ergeben;
  • Informationen über Ihre vorherige Beschäftigung (einschließlich Beschäftigungsnachweis) und weitere Informationen hinsichtlich Ihrer Eignung und Qualifikation für unser Unternehmen, die sich aus von Ihnen und / oder Dritten (z.B. Personalagenturen) bereitgestellten Referenzen ergeben;
  • Weitere Informationen, die wir über externe Dienstleister, die von uns mit der Bewerberüberprüfung beauftragt wurden, erhalten;
  • Durch uns aus bestimmten öffentlich zugänglichen Quellen erlangten Informationen (einschließlich des Internets – wie z.B. Xing, LinkedIn, etc.).

 

2.4 Zwecke der Verarbeitung und rechtliche Grundlagen

Zweck der Erhebung und Verarbeitung ist es, eine Auswahlentscheidung hinsichtlich der jeweils ausgeschriebenen Stelle – bei Initiativbewerbungen hinsichtlich des Bedarfs an neuen Mitarbeitern – treffen zu können und diese an den Bewerber zu kommunizieren.

2.4.1  Laufendes Bewerbungsverfahren / Initiativbewerbung

Rechtliche Grundlagen der Verarbeitung im Rahmen eines laufenden Bewerbungsverfahrens sowie bei Initiativbewerbungen sind § 26 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und lit. b) DSGVO sowie Art. 9 Abs. 2 lit. a) DSGVO.

Soweit wir Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung erheben und verarbeiten, erfolgt dies freiwillig und kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen verweigern, ohne dass Sie deswegen Nachteile zu befürchten hätten. Ob Sie eine Einwilligung abgeben oder nicht, hat keine Auswirkungen auf Ihre Chancen im konkreten Bewerbungsverfahren.

Soweit Sie uns Lichtbilder oder andere Angaben, die für das Bewerbungsverfahren nicht erforderlich sind, übermitteln, werden diese Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Ausschließlicher Zweck der Verarbeitung ist hierbei, Ihre Bewerbung ordnungsgemäß zu erfassen und unverfälscht bearbeiten zu können. Im Rahmen der Auswahlentscheidung über die Stellenbesetzung findet in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorgaben des AGG keine Berücksichtigung des Lichtbildes statt.

2.4.2 Aufnahme in den Bewerberpool

Ihnen steht die Möglichkeit offen, in die Aufnahme in unseren allgemeinen Bewerberpool einzuwilligen. Sie können die Einwilligung bspw. im Rahmen Ihrer (Online-)Bewerbung oder per E-Mail an die bei der Stellenausschreibung hinterlegten E-Mail-Adresse erklären.

Wenn Sie einwilligen, werden Ihre personenbezogenen Daten, wie bereits oben erläutert, erhoben und auch über das konkrete Bewerbungsverfahren hinaus, für das Sie eine Bewerbung eingereicht haben, gespeichert. Sie willigen damit insbesondere ein, dass wir diese Daten verwenden, um das Bewerbungsverfahren fortsetzen bzw. neu eröffnen zu können, falls Sie für eine andere Stelle in Betracht kommen sollten und um Sie entsprechend zu kontaktieren.

Diese Einwilligung ist freiwillig und kann ohne Angabe von Gründen verweigert werden, ohne dass Sie deswegen Nachteile in dem konkreten Bewerbungsverfahren befürchten müssen. Eine erklärte Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden; in diesem Fall werden Ihre Daten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens bzw. nach Eingang Ihres Widerrufs unverzüglich gelöscht.

Unabhängig von einem etwaigen Widerruf werden Ihre Daten spätestens nach einem Jahr gelöscht, sofern sich zwischenzeitlich keine weiteren Stellenmöglichkeiten ergeben haben.

Rechtliche Grundlagen der Verarbeitung sind insoweit § 26 BDSG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) und lit. b) DSGVO.

3. Datenweitergabe an Dritte und grenzüberschreitende Datenverarbeitung

3.1 Datenweitergabe an Dritte

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten innerhalb unseres Unternehmens ausschließlich an die Bereiche und Personen weiter, die diese Daten zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder zur Wahrung unserer berechtigten Interessen benötigen.

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an die mit uns verbundene Unternehmen übermitteln, soweit dies im Rahmen der unter Ziffer 2 dieser Datenschutzinformation dargelegten Zwecke zulässig ist bzw. Sie uns Ihre Einwilligung zur Weitergabe erteilt haben. Die Weitergabe umfasst in diesen Fällen folgende Unternehmen der CID GmbH:

  • CID Italia Srl, Piazza Walther-von-der-Vogelweide 8, 39100 Bozen, Italien
  • CID Slovakia, s.r.o., Zuckermandel, budova CA, Žižkova 9. 811 02 Bratislava, Slowakei
  • UAB “CID Lietuva”, Raudondvario pl. 101, 47184 Kaunas, Litauen
  • CID Digital Services, d.o.o., Trg republike 3, 1000 Ljubljana, Slowenien
  • CID Digital Services Ltd., 41 Church Street, Birmingham, B3 2RT, UK
  • CID Digital Services LLC, 1500 Broadway, Suite 1902, New York, NY 10036, USA
  • CID Austria GmbH, Zaunergasse 4, 1030 Wien, Österreich

Teilweise werden Ihre personenbezogenen Daten auch durch von uns eingesetzte Dienstleister verarbeitet. Je nach konkreter Ausgestaltung der Zusammenarbeit mit Dritten, ist das Zusammenwirken im Rahmen der Verarbeitung als getrennte Verantwortlichkeit, als Auftragsdatenverarbeitung im Sinne des Art. 28 DSGVO oder als gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DSGVO zu klassifizieren. Manche Empfänger unterliegen auch gesetzlichen Verschwiegenheitsverpflichtungen und verarbeiten die Daten in eigener Verantwortung. Durch den Abschluss der jeweils erforderlichen vertraglichen Vereinbarungen stellen wir sicher, dass die Verarbeitung personenbezogener Daten auch durch unsere Dienstleister stets im Einklang mit den Bestimmungen der DSGVO erfolgt. Die Kategorien von Empfängern sind in diesem Fall Rechtsanwälte und IT-Dienstleister. Die Daten werden über unser Bewerberportal verwaltet. Hierfür arbeiten wir mit folgendem Unternehmen zusammen:

  • HRworks GmbH, Waldkircher Straße 28, 79106 Freiburg

 

3.2 Grenzüberschreitende Datenverarbeitung

Eine unmittelbare Datenübermittlung in Drittländer findet durch uns nicht statt.

Eine Datenübermittlung in die USA kann soweit nicht ausgeschlossen werden, wie unser Dienstleister HRworks auf Dienste von Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, L-1855 Luxemburg zurückgreift. Die genutzten Server befinden sich ausschließlich in der EU.

Für die Datenübermittlung in die USA besteht ein Angemessenheitsbeschluss gem. Art. 45 DSGVO. Außerdem wird die Datenübermittlung durch die Vereinbarung von Standardvertragsklauseln abgesichert.

4.  Speicherdauer und Löschfristen

Sofern Ihre Bewerbung nicht in einem Beschäftigungsverhältnis mündet und Sie keine Einwilligung zwecks der Aufnahme in dem Bewerberpool erklärt haben, löschen wir Ihre Daten spätestens nach 6 Monaten nach Übermittlung unserer Absage an Sie. Falls Sie darin eingewilligt haben, in den Bewerberpool aufgenommen zu werden, speichern wir Ihre Daten für 12 Monate nach Übermittlung unserer Absage an Sie, sofern sich zwischenzeitlich keine weiteren Stellenmöglichkeiten ergeben haben.

Im Falle einer erfolgreichen Bewerbung und einer anschließenden Anstellung in unserem Unternehmen, werden Ihre Daten, die für die Durchführung und die Organisation des Arbeitsverhältnisses erforderlich sind, für die Dauer des Arbeitsverhältnisses gespeichert. Hierüber werden Sie gesondert belehrt.

5. Ihre Rechte beim Datenschutz

5.1 Ihre Betroffenenrechte

Sie haben das Recht auf Auskunft über die von uns vorgenommene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 15 DSGVO, das Recht auf Berichtigung oder Löschung Ihrer Daten nach Art. 17 DSGVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO, das Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.

Sofern wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung entsprechend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO verarbeiten, haben Sie nach Art. 7 DSGVO das Recht diese jederzeit zu widerrufen. Wir weisen Sie darauf hin, dass ein Widerruf nur für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor Ihrem Widerruf erfolgt sind, sind von Ihrem Widerruf nicht betroffen und bleiben weiterhin rechtmäßig. Bitte beachten Sie, dass wir trotz Ihres Widerrufs gesetzlich zur Aufbewahrung und Dokumentation gewisser Daten verpflichtet sind (s. Ziffern 4 und 6 dieser Datenschutzinformation).

Widerspruchsrecht

Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit.f ) DSGVO zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie gemäß Art. 21 DSGVO das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung dieser Daten einzulegen. Wir verarbeiten diese personenbezogenen Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen. Diese müssen Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung muss der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dienen. 

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt ein Schreiben in Textform, das Sie bitte an die oben unter Ziff. 1.2 genannte Adresse richten oder per E-Mail an info@kolbcom.de versenden.

5.2 Beschwerderecht

Sie haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO). Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Hessen ist die zuständige Aufsichtsbehörde:

Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Postfach 3163
65021 Wiesbaden
Tel.: +49 611 1408-121
E-Mail: poststelle@datenschutz.hessen.de

Nähere Informationen erhalten Sie auch unter folgendem Link: https://datenschutz.hessen.de/service/beschwerde-uebermitteln

6. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung personenbezogener Daten zur Anbahnung und Durchführung von Arbeitsverhältnissen ist in der Regel weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu personenbezogenen Daten zu machen. Bitte beachten Sie jedoch, dass diese für die Entscheidung über eine Einstellung in der Regel erforderlich sind.

Soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bereitstellen, können wir ggf. keine Auswahlentscheidung zu Ihren Gunsten treffen. Wir empfehlen immer nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, welche für den Bewerbungsprozess erforderlich sind.

7.  Automatisierte Entscheidungsfindung

Wir nutzen grundsätzlich keine Verfahren, bei denen eine vollautomatisierte Entscheidungsfindung gemäß Art. 22 DSGVO stattfindet. Sollten wir derartige Verfahren in Einzelfällen doch einsetzen, werden wir Sie hierüber gesondert informieren und Ihre Einwilligung einholen, sofern dies gesetzlich notwendig ist.

8. Kontakt

Sollten Sie Fragen bzgl. der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben, stehen wir Ihnen jederzeit gerne zu Ihrer Verfügung. Diese richten Sie bitte an oben genannte Adresse.

9. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzinformation

Diese Datenschutzinformation ist aktuell gültig und hat den Stand Juli 2023.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzinformation bei Bedarf zur Anpassung an gesetzlich und technische Entwicklungen oder im Zusammenhang mit dem Angebot neuer Dienstleistungen oder Produkte zu aktualisieren. Sollten wir unsere Datenschutzpolitik ändern, werden wir diese direkt in diese Erklärung auf unserer Homepage und an anderen Orten, die wir für angemessen halten, einstellen. Wir behalten uns das Recht vor, diese Datenschutzerklärung jederzeit zu ändern.

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